Giao diện
Khách hàng
Danh mục Khách hàng lưu hồ sơ những người đặt hàng với Tiến Huy. Khách phải có ở đây thì mới chọn được khi lập Đơn hàng (SO).
Trang này hướng dẫn tìm khách hàng, tạo khách kèm người liên hệ, sửa và xoá.
1. Mở danh sách khách hàng
Ở menu bên trái, chọn Danh mục → Khách hàng.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tìm kiếm | Gõ mã khách, tên, mã số thuế, số điện thoại, email hoặc tên người liên hệ (không phân biệt dấu). |
| 2 | Nhóm khách hàng | Lọc theo nhóm. |
| 3 | Trạng thái | Tất cả, Hoạt động hoặc Tạm ngưng. |
| 4 | Khu vực | Ô bị khoá, chưa dùng được. |
| 5 | Xuất Excel | Chưa có chức năng. |
| 6 | Làm mới | Xoá tìm kiếm và các bộ lọc. |
| 7 | Tạo khách hàng | Mở màn hình tạo khách hàng. |
| 8 | Bảng khách hàng | Cột: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Người liên hệ chính, Điện thoại, Email, Nhóm khách hàng, Trạng thái, Thao tác. |
| 9 | Cột Thao tác | Chỉnh sửa và Xóa dùng được; Xem chi tiết và Thao tác khác chưa có chức năng. |
Các nút chưa hoạt động
Xuất Excel, Xem chi tiết, Thao tác khác và ô lọc Khu vực hiện chưa dùng được. Muốn xem hoặc sửa hồ sơ, bấm Chỉnh sửa.
2. Tạo khách hàng
Bấm Tạo khách hàng. Màn hình một trang, hai khối: Thông tin chung và Người liên hệ.
Bước ① Thông tin chung
- Nhập Mã khách hàng
DEMO-KH01. Mã tự nhập, không tự sinh. - Nhập Tên khách hàng
CÔNG TY DEMO KH01. - Chọn Nhóm khách hàng.
- Giữ Trạng thái là Hoạt động.
- Nhập các thông tin còn lại nếu có.
| Trường | Bắt buộc | Ràng buộc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Mã khách hàng | Có | Tối đa 50 ký tự, không trùng | |
| Tên khách hàng | Có | Tối đa 255 ký tự | Tên công ty hoặc cá nhân. |
| Mã số thuế (MST) | Tối đa 50 ký tự, không trùng | ||
| Điện thoại | 8 đến 15 chữ số, có thể bắt đầu bằng + | ||
| Đúng định dạng email | |||
| Địa chỉ | Tối đa 500 ký tự, một ô văn bản | Không tách tỉnh, quận. Địa chỉ này tự điền vào đơn hàng. | |
| Nhóm khách hàng | Có | Chọn từ danh sách có sẵn | Không có màn quản lý nhóm. |
| Trạng thái | Có | Hoạt động hoặc Tạm ngưng | Mặc định Hoạt động. |
| Ghi chú | Tối đa 1000 ký tự |
Bước ② Người liên hệ (không bắt buộc)
- Bấm Thêm người liên hệ.
- Nhập Họ và tên (bắt buộc), Chức vụ, Điện thoại, Email, Ghi chú.
- Bấm Lưu trong hộp thoại. Người liên hệ hiện trong bảng.
Dùng biểu tượng Sửa người liên hệ hoặc Xóa người liên hệ ở từng dòng để chỉnh danh sách.
Người liên hệ chính
Người đứng đầu bảng là người liên hệ chính, hiện ở danh sách khách hàng. Không có ô chọn; muốn đổi thì xoá rồi thêm lại theo thứ tự mong muốn.
Phải lưu cả form
Hộp thoại người liên hệ chỉ sửa danh sách trên màn hình. Bấm nút lưu ở cuối form thì người liên hệ mới được ghi vào hệ thống.
Bước ③ Lưu
Nút ở cuối form:
| Nút | Hiệu ứng |
|---|---|
| Thoát | Về danh sách, không lưu. |
| Đặt lại | Xoá form và bản nháp. |
| Lưu nháp | Lưu trong trình duyệt, hiện "Đã lưu nháp". |
| Tiếp tục | Lưu luôn khách hàng và quay về danh sách. Nút ghi "Tiếp tục" nhưng không có bước sau. |
3. Sửa khách hàng
- Ở danh sách, bấm Chỉnh sửa ở dòng khách hàng.
- Sửa thông tin, thêm hoặc bớt người liên hệ.
- Bấm Lưu thay đổi.
Ô để trống là xoá giá trị cũ
Khi sửa, nếu bạn xoá trống MST, điện thoại, email, địa chỉ hoặc ghi chú thì giá trị cũ bị xoá.
Để ngừng giao dịch với một khách mà vẫn giữ dữ liệu cũ, đổi Trạng thái sang Tạm ngưng.
4. Xoá khách hàng
- Bấm Xóa ở dòng khách hàng.
- Bấm Xác nhận ở hộp thoại Xóa khách hàng này?.
Khách hàng đã có đơn hàng hoặc phiếu giao hàng thì không xoá được. Khi đó hãy chuyển sang Tạm ngưng.
Tra cứu
Ai dùng được
| Việc | Quyền cần |
|---|---|
| Vào danh sách | clients:read |
| Tạo khách hàng | clients:create |
| Chỉnh sửa | clients:update |
| Xóa | clients:delete |
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Hoạt động | Đang giao dịch. |
| Tạm ngưng | Tạm dừng giao dịch; đổi trong màn sửa. |
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Mã khách hàng đã tồn tại." | Trùng mã | Đổi mã khác. |
| "Mã số thuế đã tồn tại." | Trùng MST | Kiểm tra xem khách đã có trong danh sách chưa. |
| "Nhóm khách hàng không tồn tại." | Nhóm đã bị xoá | Chọn nhóm khác. |
| "Khách hàng đang được sử dụng ở đơn hàng, không thể xoá." | Đã có SO hoặc DO | Chuyển sang Tạm ngưng. |
| 'Số điện thoại không hợp lệ…' | Có chữ cái hoặc sai độ dài | Chỉ nhập chữ số, 8 đến 15 số. |
| "Email không đúng định dạng" | Sai email | Nhập lại. |
Lưu ý cho người quản trị
- Xoá là xoá mềm; hệ thống kiểm cả đơn hàng đã xoá.
- Khi lưu, danh sách người liên hệ được thay toàn bộ bằng danh sách trên form.
- Mã khách hàng và mã nhà cung cấp đều nhập tay; chỉ mã nhân viên và các chứng từ (SO, DO…) là tự sinh.
Xem thêm
- Đơn hàng (SO): dùng khách hàng khi lập đơn
- Nhà cung cấp