Giao diện
Đơn mua hàng (PO)
Đơn mua hàng (mã DMH-00001) là đơn đặt vật tư với một nhà cung cấp. Bạn không tạo tay đơn này: hệ thống tự sinh một đơn Chờ xác nhận cho mỗi NCC thắng thầu khi RFQ được duyệt.
Trang này hướng dẫn xem đơn, xác nhận đặt hàng, đóng sớm và huỷ đơn.
Trang chi tiết chỉ để xem
Trên giao diện hiện tại, trang chi tiết đơn ở chế độ chỉ xem. Bạn không sửa được ngày giao dự kiến, đơn giá, số lượng đặt, VAT, chi phí khác, tạm ứng, người phụ trách hay điều khoản thanh toán. Các giá trị này chỉ đến từ RFQ. Xem thêm mục Lưu ý cho người quản trị bên dưới.
Trước khi bắt đầu
Cần có RFQ Đã duyệt (xem Báo giá NCC). Sau khi đặt hàng, hàng về được nhận bằng Phiếu nhập kho và công nợ theo dõi ở Thanh toán mua hàng.
1. Mở danh sách đơn mua
Ở menu bên trái, chọn Quản lý mua hàng → Đơn mua hàng (PO). Menu hiện số đơn đang chờ xác nhận.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tìm mã PO, mã/tên VT, PR nguồn... | Gõ mã đơn, mã hoặc tên vật tư, hoặc mã PR nguồn. |
| 2 | Trạng thái | Tất cả, Chờ xác nhận, Đã đặt hàng, Đang nhận hàng, Hoàn tất, Đã hủy. |
| 3 | NCC | Tất cả hoặc một nhà cung cấp. |
| 4 | Ngày đặt | Chọn khoảng ngày đặt. |
| 5 | Làm mới | Xoá bộ lọc. |
| 6 | Bảng đơn mua | Cột: Mã đơn mua, NCC, RFQ nguồn, PR nguồn, Ngày đặt, Ngày giao dự kiến, Giá trị (VND), Trạng thái, Người phụ trách, Thao tác. |
| 7 | Cột Thao tác | Xem chi tiết. |
| 8 | Khối Chú thích trạng thái | Ở cuối trang, mô tả 5 trạng thái. |
Cột PR nguồn hiện mã PR đầu tiên kèm "+N" nếu đơn gom nhiều PR. Cột Giá trị (VND) là tổng tiền gồm VAT và chi phí khác. Đơn đã đóng sớm có thêm nhãn Đóng sớm cạnh trạng thái. Danh sách không có xuất Excel hay PDF.
2. Xem chi tiết đơn
Bấm Xem chi tiết ở dòng đơn.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Quay lại | Về danh sách. |
| 2 | Mã đơn và nhãn trạng thái | Hình là DMH-00025, trạng thái Đã đặt hàng. |
| 3 | Huỷ PO | Huỷ đơn. Đơn Chờ xác nhận có thêm Xác nhận đặt hàng; Đóng sớm PO (chốt phần đã nhập, bỏ phần chưa về) chỉ hiện khi hệ thống cho phép đóng. |
| 4 | Khung thông tin | NCC, RFQ nguồn và PR nguồn (bấm để mở), Ngày đặt, Người phụ trách, Điều khoản TT, Ngày giao dự kiến, Ghi chú. |
| 5 | Thẻ Tóm tắt giá trị đơn | Tổng SL đặt, Đã nhận, Còn lại; Thành tiền (chưa thuế), Thuế VAT, Chi phí khác, Tổng tiền (VNĐ). |
| 6 | Bảng Chi tiết vật tư | Vật tư & nguồn yêu cầu, Số lượng & giao nhận, Đơn giá & quy cách, Thành tiền quy đổi. |
| 7 | Khối Diễn giải chi phí khác và Diễn giải tạm ứng | Lý do chi phí khác và tạm ứng, kèm số tiền bằng chữ. |
| 8 | Khối thanh toán | Thành tiền (chưa thuế), Thuế VAT, Chi phí khác, Tổng thanh toán, Tạm ứng NCC, Còn lại phải thanh toán. |
| 9 | Thẻ Quy trình xử lý | Các mốc: Tạo đơn mua hàng, Xác nhận đặt hàng hoặc Huỷ PO. |
Chân bảng vật tư ghi Đặt, Nhận, Còn và tổng tiền hàng. Khi đơn có tạm ứng lớn hơn 0, khối chi phí thêm Tạm ứng NCC, Diễn giải tạm ứng và Còn lại phải thanh toán.
Đơn đã huỷ hiện khung Đơn mua hàng đã bị huỷ (lý do, người huỷ, thời điểm). Đơn đã đóng sớm hiện khung Đơn mua hàng đã đóng sớm.
3. Xác nhận đặt hàng
Dùng cho đơn Chờ xác nhận.
- Mở chi tiết đơn.
- Kiểm tra Ngày giao dự kiến và Đơn giá của mọi dòng đã có.
- Bấm Xác nhận đặt hàng.
- Bấm Xác nhận đặt hàng ở hộp thoại Xác nhận đặt hàng?.
Đơn chuyển sang Đã đặt hàng và hệ thống ghi người, thời điểm đặt. Nếu đơn chưa có người phụ trách, hệ thống gán người xác nhận. Sau đó không sửa được số lượng đặt và đơn giá.
Nút bị vô hiệu và hiện dòng "Cần nhập ngày giao dự kiến và đơn giá cho mọi dòng trước khi xác nhận." nếu thiếu một trong hai.
Cần điều khoản thanh toán
Hệ thống còn kiểm tra điều khoản thanh toán khi xác nhận, dù màn hình không hiển thị hay cho nhập trường này. Nếu đơn chưa có, bạn gặp lỗi "Chưa chọn điều khoản thanh toán." và không xác nhận được. Chưa kiểm chứng đơn sinh từ RFQ có sẵn điều khoản này hay không; hãy thử với một đơn DEMO- trước khi dùng thật.
4. Đóng sớm đơn mua
Dùng khi NCC chỉ giao được một phần và bạn muốn chốt đơn theo số đã nhập. Chỉ làm được khi đơn đã nhận hàng một phần nhưng chưa đủ.
- Mở chi tiết đơn Đang nhận hàng.
- Bấm Đóng sớm PO.
- Xem bảng Xem trước phần chốt của đơn mua hàng: cột SL đặt, SL đã nhận, SL chốt, Thành tiền. Dòng nhận 0 hiện Bỏ dòng. Ba ô tóm tắt cho biết Đặt ban đầu, Chốt theo đã nhập và Phần thiếu.
- Nhập Lý do đóng sớm (bắt buộc, tối đa 1000 ký tự), ví dụ
DEMO NCC hết hàng, không giao phần còn lại. - Bấm Đóng sớm PO.
Kết quả:
- Đơn chuyển thành Hoàn tất, có nhãn Đóng sớm.
- Dòng nhận 0 bị xoá; số lượng các dòng khác hạ về số đã nhập.
- Hệ thống tự tạo yêu cầu thanh toán theo số đã nhập (xem Thanh toán mua hàng).
- Phần thiếu muốn mua tiếp phải lập báo giá mới.
Không hoàn tác
Phần hàng chưa về bị bỏ khỏi đơn và không khôi phục được.
Nếu còn phiếu nhập chưa ghi sổ, nút bị vô hiệu với gợi ý "Còn phiếu nhập chưa ghi sổ: {mã phiếu}". Hãy ghi sổ hoặc huỷ các phiếu đó ở Phiếu nhập kho trước.
5. Huỷ đơn mua
Huỷ được đơn Chờ xác nhận hoặc Đã đặt hàng chưa có phiếu nhập kho đã ghi sổ.
- Mở chi tiết đơn.
- Bấm Huỷ PO.
- Nếu đơn sinh từ RFQ Đã duyệt, chọn Xử lý báo giá {mã RFQ} sau khi huỷ:
- Không mua nữa (mặc định): nếu đây là đơn cuối cùng của RFQ, RFQ cũng bị huỷ và dòng đề xuất quay về Chờ mua ở Danh mục mua hàng.
- Mở lại báo giá để sửa giá và đặt lại: RFQ về Nháp; các đơn Chờ xác nhận khác của RFQ bị xoá và tự tạo lại khi bạn duyệt lại.
- Nhập Lý do huỷ (bắt buộc, tối đa 1000 ký tự).
- Bấm Huỷ đơn.
Đơn chuyển sang Đã hủy. Yêu cầu thanh toán còn "chờ" của đơn bị huỷ theo; phiếu nhập kho Nháp của đơn chuyển sang Hủy.
Mở lại báo giá bị khoá khi còn đơn khác đã đặt
Nếu RFQ còn đơn khác Đã đặt hàng, lựa chọn mở lại bị khoá và hiện "Chưa thể mở lại báo giá vì còn đơn đã đặt hàng: {mã PO}. Huỷ các đơn đó trước."
Huỷ không khôi phục được
Đơn đã huỷ không thể khôi phục. Nếu chỉ muốn dừng phần hàng chưa về mà giữ phần đã nhập, hãy dùng Đóng sớm PO.
Tra cứu
Ai dùng được
| Việc | Quyền cần |
|---|---|
| Vào danh sách, chi tiết, xem ghi chú liên quan | purchasing:read |
| Xác nhận đặt hàng | purchasing:update |
| Đóng sớm PO, Huỷ PO | purchasing:approve |
Người không có quyền không thấy nút tương ứng. Cấp quyền ở Phân quyền.
Trạng thái
Danh sách và bộ lọc dùng tiến độ do hệ thống tính lúc mở trang, không phải trạng thái lưu trong dữ liệu.
| Tiến độ | Điều kiện |
|---|---|
| Chờ xác nhận | Đơn mới sinh từ RFQ, chờ đặt hàng với NCC. |
| Đã đặt hàng | Đã xác nhận, chưa nhập kho. |
| Đang nhận hàng | Đã nhập kho một phần (phiếu đã ghi sổ, trừ phần trả NCC). |
| Hoàn tất | Số lượng nhập kho đạt số lượng đặt (kể cả sau Đóng sớm PO). |
| Đã hủy | Đơn đã bị huỷ. |
Hệ thống chỉ lưu ba trạng thái: Chờ xác nhận, Đã đặt hàng, Đã hủy. Đóng sớm không đổi trạng thái lưu mà hạ số lượng các dòng về số đã nhập, nên tiến độ trở thành Hoàn tất.
Cách tính tiền
- Tiền hàng = số lượng × đơn giá. Dòng có đơn vị báo giá riêng thì dùng số lượng báo giá.
- VAT = tiền hàng × % VAT.
- Tổng thanh toán = tiền hàng + VAT + chi phí khác.
- Còn lại phải thanh toán = tổng thanh toán − tạm ứng (không âm).
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Đơn mua hàng đã đổi trạng thái. Vui lòng tải lại trang." | Người khác đã xử lý đơn | Tải lại trang. |
| "Chưa có ngày giao dự kiến." | Đơn không có ngày giao (RFQ không khai lead time) | Xem Lưu ý cho người quản trị. |
| "Có dòng vật tư chưa nhập đơn giá." | Dòng chưa có đơn giá | Xem Lưu ý cho người quản trị. |
| "Chưa chọn điều khoản thanh toán." | Đơn chưa có điều khoản | Xem Lưu ý cho người quản trị. |
| "Đơn mua hàng đã bị huỷ." | Huỷ đơn đã huỷ | Tải lại trang. |
| "Đã có phiếu nhập kho ghi nhận cho đơn này, không thể huỷ." | Có phiếu nhập đã ghi sổ | Dùng Đóng sớm PO nếu muốn dừng phần còn lại. |
| "Yêu cầu thanh toán của đơn mua hàng này đã thanh toán, không thể huỷ." | Đã thanh toán | Xử lý ở Thanh toán mua hàng. |
| "Báo giá còn đơn mua khác đã đặt hàng. Hãy huỷ các đơn đó trước khi mở lại báo giá." | Chọn mở lại báo giá khi còn đơn khác đã đặt | Huỷ các đơn đó trước. |
| "Còn phiếu nhập kho chưa ghi sổ. Hãy ghi sổ hoặc huỷ các phiếu đó trước khi đóng sớm." | Có phiếu nhập nháp | Ghi sổ hoặc huỷ phiếu. |
| "Đơn chưa nhận hàng hoặc đã nhận đủ — không có gì để đóng sớm." | Chưa nhận hoặc nhận đủ | Dùng Huỷ PO (chưa nhận) hoặc không cần làm gì (đã đủ). |
| "Vui lòng nhập lý do huỷ" / "Vui lòng nhập lý do đóng sớm" | Để trống lý do | Nhập lý do, tối đa 1000 ký tự. |
Lưu ý cho người quản trị
- Màn chi tiết không cho nhập Ngày giao dự kiến, Đơn giá, Điều khoản thanh toán. Ngày giao dự kiến do hệ thống đặt bằng ngày đặt cộng lead time dài nhất của các dòng; không có lead time thì ngày giao để trống.
- Vì vậy, để Xác nhận đặt hàng được, hãy nhập đủ Đơn giá và Lead time ở RFQ trước khi duyệt. Điều khoản thanh toán có thể thiếu và chặn xác nhận (chưa kiểm chứng); nếu gặp, báo cho bộ phận kỹ thuật.
- Nút Xác nhận đặt hàng chỉ kiểm ngày giao và đơn giá ở màn hình; điều khoản thanh toán chỉ bị chặn sau khi bạn bấm.
- Nhãn menu là "Đơn mua hàng (PO)" nhưng tiêu đề trang là "Đơn mua hàng", và mã đơn bắt đầu bằng
DMH-, không phảiPO-. - Bộ lọc Trạng thái lọc theo tiến độ tính lúc đọc. Màn hình không có xuất Excel hay PDF cho đơn mua.