Giao diện
Danh mục mua hàng
Danh mục mua hàng là màn chỉ xem theo dõi từng dòng vật tư của Đề xuất mua hàng đã duyệt: đã báo giá chưa, đã đặt bao nhiêu, đã nhập kho bao nhiêu. Màn này không có nút tạo, sửa hay chi tiết.
Trang này hướng dẫn đọc danh mục, lọc, hiểu trạng thái và cảnh báo, xuất Excel.
Nguồn dữ liệu
Mỗi dòng là một dòng vật tư của đề xuất Đã duyệt và chưa bị đánh dấu Không mua. Trạng thái được tính lúc bạn mở trang, không lưu. Dòng vật tư của đề xuất ở đây chính là danh sách bạn chọn khi lập RFQ.
1. Mở danh mục
Ở menu bên trái, chọn Quản lý mua hàng → Danh mục mua hàng.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tìm theo Mã PR, mã/tên vật tư... | Khớp mã PR, mã vật tư hoặc tên vật tư. |
| 2 | Trạng thái | Tất cả, Chờ mua, Đang báo giá, Đã đặt hàng, Nhập một phần, Hoàn tất. |
| 3 | Ngày tạo PR | Khoảng ngày tạo phiếu đề xuất. |
| 4 | Ngày cần | Khoảng ngày cần hàng của phiếu đề xuất. |
| 5 | Làm mới | Xoá bộ lọc. |
| 6 | Xuất Excel | Tải danh sách theo bộ lọc hiện tại. |
| 7 | Bảng danh mục | Cột: Mã PR, PO / Lý do, Hình ảnh, Vật tư, ĐVT, SL cần mua, SL đặt mua, SL đã nhập kho, Ngày tạo PR, Ngày cần, Trạng thái, Cảnh báo, Thao tác. |
| 8 | Cột Cảnh báo | Nhãn Chưa tạo PO hoặc Cần xử lý gấp; không có cảnh báo thì hiện "—". |
Danh mục xếp theo mã PR giảm dần, rồi mã vật tư tăng dần. Cột PO / Lý do hiện ghi chú của phiếu đề xuất; nếu không có thì hiện số PO khách hàng; không có cả hai thì hiện "—".
2. Tìm và lọc
- Gõ mã PR hoặc tên vật tư vào ô tìm kiếm.
- Chọn Trạng thái để xem riêng các dòng ở một bước.
- Chọn khoảng Ngày cần để thấy dòng sắp đến hạn.
- Bấm Làm mới để xoá bộ lọc.
Ví dụ: chọn Trạng thái là Chờ mua để biết vật tư nào đã duyệt nhưng chưa ai báo giá.
3. Đọc số lượng
| Cột | Cách tính |
|---|---|
| SL cần mua | Số lượng đề xuất của dòng. |
| SL đặt mua | Tổng số lượng ở các đơn mua Đã đặt hàng. Đơn Chờ xác nhận và Đã hủy không tính. Màu đỏ khi bằng 0, xanh khi lớn hơn 0. |
| SL đã nhập kho | Tổng phiếu nhập kho đã ghi sổ, trừ phần đã trả NCC (không âm). Màu vàng khi nhập chưa đủ so với số đặt, xanh khi đủ. |
4. Xuất Excel
- Đặt bộ lọc cần xuất.
- Bấm Xuất Excel. Nút chuyển thành "Đang xuất...".
- Chờ thông báo "Đã xuất file Excel sổ theo dõi mua hàng" và mở file tải về.
File tên so-cai-mua-hang-yyyyMMdd-HHmm.xlsx, sheet Sổ cái mua hàng, tối đa 10.000 dòng, không phân trang. Cột gồm: Mã đề xuất, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, PO liên quan / Lý do, SL cần mua, SL đặt mua, SL đã nhập kho, Trạng thái, Ngày cần, Ghi chú, Ngày tạo. Không có xuất PDF.
Tra cứu
Ai dùng được
| Việc | Quyền cần |
|---|---|
| Vào màn, xem danh sách, Xuất Excel | purchasing:read |
Không có nút nào cần quyền khác.
Trạng thái
| Trạng thái | Điều kiện |
|---|---|
| Chờ mua | Chưa có báo giá, chưa có đơn mua. |
| Đang báo giá | Có báo giá, chưa có đơn mua. |
| Đã đặt hàng | Đã đặt với NCC, chưa nhập kho. |
| Nhập một phần | Đã nhập kho một phần. |
| Hoàn tất | Đặt đủ số lượng đề xuất và nhập đủ. |
Số lượng đã báo giá tính từ báo giá chưa Không duyệt hoặc Đã hủy: báo giá Nháp hoặc Chờ duyệt tính theo số lượng phân bổ, báo giá Đã duyệt tính theo các dòng đơn mua sinh ra (trừ đơn đã huỷ). Đóng sớm đơn mua trả phần còn thiếu về danh mục để báo giá lại.
Cảnh báo
Cảnh báo chỉ hiện khi dòng chưa Hoàn tất.
| Nhãn | Khi nào |
|---|---|
| Chưa tạo PO | Đề xuất đã duyệt, SL đặt mua bằng 0 và đã quá 1 ngày kể từ ngày tạo phiếu. |
| Cần xử lý gấp | Còn dưới 1 ngày đến Ngày cần mà dòng chưa hoàn tất (kể cả đã quá hạn). |
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Bạn không có quyền xem sổ cái mua hàng." | Thiếu purchasing:read | Nhờ người quản trị cấp quyền ở Phân quyền. |
| "Bạn không có quyền xuất Excel sổ cái mua hàng." | Thiếu quyền | Như trên. |
| "Xuất file thất bại" | Lỗi khi tạo file | Bấm Xuất Excel lại. |
| "Chưa có nhu cầu mua hàng nào" | Chưa có đề xuất nào được duyệt, hoặc bộ lọc quá hẹp | Bấm Làm mới; kiểm tra Đề xuất mua hàng. |
| Dòng vật tư biến mất | Đề xuất đánh dấu Không mua cho dòng đó | Đổi lại thành Mua ở đề xuất. |
Lưu ý cho người quản trị
- Nút Xem chi tiết ở cột Thao tác luôn bị vô hiệu vì chưa có màn chi tiết.
- Màn có tên "Danh mục mua hàng" nhưng thông báo và file Excel gọi là "sổ cái mua hàng" hoặc "sổ theo dõi mua hàng". Đó là cùng một màn.
- Cảnh báo được tính bằng giờ trên máy của bạn, không phải giờ máy chủ.
- Muốn xử lý một dòng, hãy làm ở Báo giá NCC hoặc Đơn mua hàng, không làm tại màn này.