Giao diện
Báo giá NCC (RFQ)
Báo giá NCC (RFQ) (mã RFQ-00001) gom các vật tư đã được duyệt mua, ghi giá của từng nhà cung cấp để so sánh, rồi chọn một NCC thắng thầu cho mỗi vật tư. Khi duyệt, hệ thống tự tạo Đơn mua hàng cho từng NCC trúng.
Trang này hướng dẫn lập RFQ, sửa, gửi duyệt, chọn NCC thắng thầu, duyệt hoặc từ chối, và xoá.
Trước khi bắt đầu
Cần có Đề xuất mua hàng đã Đã duyệt (vật tư xuất hiện ở Danh mục mua hàng) và Nhà cung cấp đã khai báo.
1. Mở danh sách RFQ
Ở menu bên trái, chọn Quản lý mua hàng → Báo giá NCC (RFQ). Menu hiện số vật tư đang chờ báo giá.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tìm theo mã RFQ... | Gõ mã RFQ. Chỉ tìm theo mã. |
| 2 | Trạng thái | Tất cả, Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Không duyệt, Đã hủy. |
| 3 | Ngày lập | Chọn khoảng ngày lập. |
| 4 | Làm mới | Xoá bộ lọc. |
| 5 | Tạo RFQ | Mở màn hình lập RFQ mới. |
| 6 | Bảng RFQ | Cột: Mã RFQ, Ngày lập, Người tạo, Số vật tư, Trạng thái, Ngày gửi, Ngày duyệt, Ghi chú, Thao tác. |
| 7 | Cột Thao tác | Xem chi tiết; Sửa báo giá và Xoá báo giá chỉ hiện ở RFQ Nháp. |
| 8 | Khối Chú thích trạng thái | Ở cuối trang, mô tả 5 trạng thái. |
2. Lập RFQ
Bấm Tạo RFQ. Màn hình có hai tab: 1. Chọn vật tư và 2. Khai báo NCC & báo giá. Tab 2 bị khoá cho đến khi bạn chọn ít nhất một vật tư.
Chọn vật tư cần báo giá
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Dải hai tab của phiếu | 1. Chọn vật tư và 2. Khai báo NCC & báo giá. |
| 2 | Tìm theo mã PR, mã/tên vật tư... | Lọc danh sách. |
| 3 | Nút chọn nhanh Tất cả / Chờ mua / Đang báo giá | Lọc theo trạng thái dòng mua hàng. |
| 4 | Bảng vật tư | Cột: Mã PR, Hình ảnh, Vật tư, ĐVT, SL đề xuất, SL đã báo, SL cần mua, Trạng thái, Ngày cần. Mỗi dòng có ô tích đầu dòng để chọn. Hình chụp lúc chưa có dòng nào cần mua nên bảng báo "Không có vật tư nào cần mua". |
| 5 | Đã chọn N dòng ĐXMH · M vật tư | Bộ đếm. |
| 6 | Tiếp theo: Khai báo NCC & báo giá | Sang tab 2. Nút mờ cho tới khi chọn ít nhất một dòng. |
- Gõ mã PR hoặc tên vật tư vào ô tìm kiếm.
- Tích chọn các dòng cần báo giá. Chỉ hiện dòng của đề xuất Đã duyệt, chưa Hoàn tất và còn số lượng chưa báo giá.
- Bấm Tiếp theo: Khai báo NCC & báo giá.
Hai dòng cùng vật tư (từ hai đề xuất) được gộp thành một vật tư trong RFQ.
Khai báo NCC và giá
Mỗi vật tư là một dòng; các nhà cung cấp nằm ngay bên dưới.
- Ở ô cuối của vật tư, gõ mã hoặc tên NCC (ô
+ Thêm nhà cung cấp đầu tiên (gõ mã hoặc tên)...) và chọn NCC. Hộp thoại Báo giá NCC tự mở. - Nhập Đơn giá báo (VNĐ). Nhập thêm Thời gian giao hàng (Lead time), quy cách riêng, Ghi chú báo giá của NCC và tệp đính kèm nếu có.
- Bấm Hoàn tất.
- Lặp lại để thêm NCC khác cho cùng vật tư. Giá nhập nhanh được ở ô Nhập giá ngay trên dòng NCC; bấm Chi tiết báo giá NCC để mở lại hộp thoại.
- Nhập Ghi chú chung cho cả phiếu nếu cần.
- Bấm Tạo RFQ.
| Trường trong hộp thoại | Bắt buộc | Ràng buộc |
|---|---|---|
| Đơn giá báo (VNĐ) | Có | Số, không âm. |
| Thời gian giao hàng (Lead time) (ngày) | Số, không âm. | |
| Quy cách / ĐVT báo giá riêng (SL và ĐVT) | Nhập cả hai hoặc để trống cả hai. SL lớn hơn 0, ĐVT tối đa 50 ký tự. | |
| Ghi chú báo giá của NCC | Tối đa 500 ký tự. | |
| Tệp báo giá đính kèm | PDF, ảnh, Excel, Word, tối đa 10 MB. |
Hộp thoại có thêm Xóa NCC này và Đóng. Mỗi dòng NCC hiện "Mua gần nhất …" hoặc "Chưa từng mua" để bạn tham khảo giá cũ. Mỗi NCC chỉ được chọn một lần cho mỗi vật tư.
Nếu SL báo giá khác SL cần mua, một dòng Lý do SL báo giá khác SL cần mua hiện ra để bạn ghi lý do. Muốn chia số lượng khi gộp nhiều đề xuất, bấm số ở cột Cần mua để mở hộp thoại Phân bổ SL.
Kết quả: hệ thống báo "Đã tạo RFQ", quay về danh sách, RFQ mới ở trạng thái Nháp.
Lưu nháp không tạo RFQ
Lưu nháp chỉ lưu bản nháp trong trình duyệt (báo "Đã lưu nháp"). RFQ chỉ được tạo khi bạn bấm Tạo RFQ. Đặt lại xoá cả form lẫn bản nháp.
Phải nhập giá cho mọi NCC
Form tạo không cho để trống Đơn giá báo, dù hệ thống phía sau chấp nhận RFQ Nháp chưa có giá. Nếu chưa có giá của một NCC, đừng thêm NCC đó vào.
3. Sửa hoặc xoá RFQ Nháp
Chỉ RFQ Nháp mới sửa và xoá được.
Sửa
- Ở danh sách, bấm Sửa báo giá; hoặc mở chi tiết rồi bấm Chỉnh sửa.
- Sửa vật tư, NCC và giá như khi lập (cùng hai tab, đã nạp sẵn dữ liệu).
- Bấm Lưu thay đổi.
Hệ thống báo "Đã cập nhật RFQ" và về trang chi tiết. Khi lưu, toàn bộ dòng vật tư được ghi lại từ đầu. Thoát về chi tiết mà không lưu.
Xoá
- Bấm Xoá báo giá ở danh sách hoặc ở đầu trang chi tiết.
- Bấm Xoá báo giá ở hộp thoại Xoá báo giá.
RFQ bị xoá hoàn toàn, không hoàn tác. Hệ thống báo Đã xoá báo giá "…".
4. Gửi duyệt
- Mở RFQ Nháp (Xem chi tiết).
- Bấm Gửi duyệt.
- Bấm Gửi duyệt ở hộp thoại Gửi duyệt báo giá này?.
Trạng thái đổi thành Chờ duyệt và RFQ không sửa được nữa. Hệ thống chặn nếu RFQ chưa có vật tư, có vật tư chưa có NCC, hoặc NCC chưa có đơn giá.
5. Chọn NCC thắng thầu và duyệt
Người có quyền duyệt mở RFQ Chờ duyệt.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Mã RFQ và nhãn trạng thái | Hình là RFQ-00025, trạng thái Đã duyệt. |
| 2 | Khối Bảng so sánh báo giá | Mỗi vật tư một dòng: Mã VT, Tên vật tư, ĐVT, SL yêu cầu, SL báo giá. Ghi chú góc phải: giá gần nhất và ngày mua chỉ để tham khảo. |
| 3 | Mục Nguồn ĐXMH | Các đề xuất mua hàng gốc: Mã PR (bấm để mở), SL đề xuất, SL báo giá, Lý do điều chỉnh SL, Ghi chú ĐXMH. |
| 4 | Dòng Báo giá NCC | Cột Trúng thầu (nhãn xanh ở NCC được chọn), Nhà cung cấp & lịch sử (giá mua gần nhất), Đơn giá & quy cách, Thành tiền quy đổi, Tiến độ & ghi chú (thời gian giao). Khi RFQ Chờ duyệt, cột Trúng thầu là ô tích: chọn đúng một NCC cho mỗi vật tư. |
| 5 | Thẻ Quy trình duyệt | Các mốc: Tạo báo giá, Gửi duyệt, Duyệt báo giá, kèm giờ và người làm. |
| 6 | Thẻ Đơn mua đã sinh | Mã PO sinh ra từ RFQ, trạng thái, nhà cung cấp, số dòng. Bấm mã để mở đơn mua. |
| 7 | Thẻ Ghi chú liên quan | Liên kết tới đề xuất mua hàng, đơn mua và phiếu nhập kho liên quan. |
RFQ Chờ duyệt có thêm thanh dưới cùng: Đã chọn X/Y vật tư (số vật tư đã chọn NCC và số đơn mua nháp sẽ tạo), nút Từ chối và Duyệt & tạo đơn mua (chỉ bấm được khi mọi vật tư đã chọn một NCC).
- Tích Trúng thầu cho một NCC ở từng vật tư.
- Bấm Duyệt & tạo đơn mua.
- Đọc hộp thoại Duyệt báo giá này? rồi bấm Duyệt & tạo đơn mua.
Trạng thái đổi thành Đã duyệt. Hệ thống tạo một đơn mua hàng cho mỗi NCC thắng thầu, ở trạng thái Chờ xác nhận. Thẻ Đơn mua đã sinh ở cột phải liệt kê các đơn; bấm mã đơn để mở chi tiết.
Từ chối RFQ
- Bấm Từ chối.
- Nhập Lý do từ chối (bắt buộc, tối đa 1000 ký tự).
- Bấm Từ chối ở hộp thoại.
Từ chối là quyết định cuối
Không có đường quay lại. Nếu vẫn cần mua các vật tư đó, bạn phải lập RFQ mới.
Nhãn sau khi từ chối là "Không duyệt"
Hộp thoại ghi RFQ sẽ sang "Đã hủy", nhưng thực tế trạng thái hiển thị là Không duyệt, kèm khung đỏ Báo giá không được duyệt (lý do, người, giờ).
Tra cứu
Ai dùng được
| Việc | Quyền cần |
|---|---|
| Vào danh sách, chi tiết, bảng so sánh | purchasing:read |
| Tạo RFQ | purchasing:create |
| Sửa báo giá, Chỉnh sửa, Gửi duyệt | purchasing:update |
| Xoá báo giá | purchasing:delete |
| Tích Trúng thầu, Từ chối, Duyệt & tạo đơn mua | purchasing:approve |
Cấp quyền ở Phân quyền.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Sửa | Xoá |
|---|---|---|---|
| Nháp | Đang soạn, chưa gửi duyệt | ✓ | ✓ |
| Chờ duyệt | Đã gửi, chờ chọn NCC thắng thầu | ||
| Đã duyệt | Đã tạo đơn mua nháp cho NCC thắng thầu | ||
| Không duyệt | Bị từ chối khi chờ duyệt (cuối) | ||
| Đã hủy | Báo giá đã duyệt nhưng bị hủy |
Một RFQ Đã duyệt chuyển sang Đã hủy khi bạn huỷ đơn mua cuối cùng của nó và chọn Không mua nữa (xem Đơn mua hàng). Chọn Mở lại báo giá để sửa giá và đặt lại thì RFQ về Nháp.
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Chọn ít nhất 1 vật tư cần báo giá" | Chưa tích vật tư ở tab 1 | Tích chọn vật tư. |
| "Thêm ít nhất 1 NCC cho một vật tư bất kỳ" | Chưa khai NCC nào | Thêm NCC cho vật tư. |
| "Một NCC chỉ được chọn 1 lần cho mỗi vật tư" | Chọn trùng NCC | Xoá dòng NCC trùng. |
| "Vui lòng nhập giá báo" / "Giá báo không được âm" | Thiếu hoặc sai Đơn giá báo | Nhập số không âm. |
| "Vui lòng nhập cả đơn vị báo giá và số lượng báo giá riêng, hoặc để trống cả hai" | Chỉ nhập một nửa quy cách riêng | Nhập đủ cặp hoặc xoá cả hai. |
| "Có dòng vật tư đã hủy hoặc đề xuất chưa duyệt, không thể lập báo giá." | Đề xuất nguồn chưa duyệt hoặc đã bị huỷ | Chọn lại vật tư. |
| "Báo giá có dòng vật tư đã bị đánh dấu không mua. Hãy bỏ dòng đó khỏi báo giá trước." | Dòng bị đánh dấu Không mua ở đề xuất | Sửa RFQ (Nháp) và bỏ dòng đó. |
| "Báo giá chưa có vật tư nào." / "Có vật tư chưa chọn NCC." / "Có báo giá chưa nhập đơn giá." | Gửi duyệt khi chưa đủ dữ liệu | Bổ sung rồi gửi lại. |
| "Chưa chọn đủ NCC thắng thầu cho mọi vật tư. Vui lòng tải lại trang." | Duyệt khi còn vật tư chưa chọn NCC | Tích đủ Trúng thầu. |
| "Báo giá đã đổi trạng thái. Vui lòng tải lại trang." | Người khác đã xử lý | Tải lại trang. |
| "Chỉ có thể xoá báo giá khi ở trạng thái nháp." | Xoá RFQ không còn Nháp | Không xoá được. |
Lưu ý cho người quản trị
- Không có nút huỷ RFQ Đã duyệt trên giao diện. Muốn bỏ, phải huỷ các đơn mua của RFQ đó.
- Lý do khi SL báo giá vượt SL cần mua được đánh dấu là cần nhập nhưng chưa thấy hệ thống chặn; hãy tự giữ kỷ luật ghi lý do.
- SL báo giá được phép vượt SL đề xuất, không có giới hạn trên.
- Một số thông báo lỗi khi sửa RFQ không còn Nháp có thể hiện chung chung là "Đã có lỗi xảy ra. Vui lòng thử lại."
- Giá "Mua gần nhất" chỉ để tham khảo.