Giao diện
Phiếu lãnh vật tư
Phiếu lãnh vật tư (mã MR-{năm}-{5 số}) là phiếu yêu cầu lấy vật tư từ kho cho sản xuất. Phiếu cần được duyệt. Sau khi duyệt, hệ thống tự sinh một phiếu xuất kho nháp để kho xuất hàng.
Trang này hướng dẫn tạo phiếu lãnh, gửi duyệt, duyệt hoặc từ chối, sửa số lượng và xoá phiếu nháp.
Phiếu lãnh khác phiếu xuất kho
Phiếu lãnh chưa trừ tồn kho. Chỉ khi kho bấm Xuất kho trên phiếu xuất kho (PXK) được sinh ra thì tồn mới bị trừ và phiếu lãnh chuyển sang Đã xuất. Xem Xuất kho.
Trước khi bắt đầu
Cần có sẵn Vật tư trong kho, và nếu lãnh theo Lệnh sản xuất thì cần một Job đang Đang SX (đã xác nhận kế hoạch từ Lệnh sản xuất). Bài này lấy ví dụ Job của sản phẩm CARLO - METAL CHAIR - MCH107 (CL-MF-17-001), khách CARLSON HOLDING GROUP.
1. Mở danh sách phiếu lãnh
Ở menu bên trái, chọn Quản lý sản xuất → Phiếu lãnh vật tư. Mục này có số phiếu đang chờ duyệt.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Tìm kiếm | Gõ mã phiếu, mã đơn hàng, mã Job hoặc lý do (tự tìm sau 0,3 giây). |
| 2 | Trạng thái | Tất cả, Nháp, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã xuất, Từ chối, Đã hủy. |
| 3 | Làm mới | Xoá tìm kiếm và trạng thái. |
| 4 | + Lãnh từ LSX | Mở màn tạo phiếu, loại lãnh theo Job. |
| 5 | + Lãnh khác | Mở màn tạo phiếu, loại lãnh thủ công. |
| 6 | Bảng phiếu lãnh | Cột: STT, Mã phiếu, Ngày, Người tạo, Bộ phận, Loại, Job / LSX, PO / Lý do, Trạng thái, Thao tác. |
| 7 | Cột Thao tác | Xem chi tiết, In phiếu (luôn mờ), Xoá phiếu (chỉ phiếu Nháp). |
Chỉ có hai bộ lọc là tìm kiếm và trạng thái. Không có lọc theo loại, ngày hay bộ phận. Không có xuất Excel hay thao tác hàng loạt.
Cột Loại là Lãnh từ LSX hoặc Lãnh khác. Cột PO / Lý do hiện số PO khách; nếu không có thì hiện lý do; không có cả hai thì hiện "—".
2. Tạo phiếu lãnh
Bấm + Lãnh từ LSX (lãnh đúng định mức BOM của một Job) hoặc + Lãnh khác (chọn tự do vật tư nguyên liệu trong kho). Màn tạo có ba bước: ① Nguồn lãnh, ② Chọn vật tư, ③ SL & thông tin.
Đi tắt từ Job
Ở tab BOM của Job, nút Lãnh vật tư cho Job mở thẳng bước ② với Job đã chọn. Nút này mờ khi Job chưa xác nhận kế hoạch và ẩn với Job loại sửa chữa.
Bước 1: Nguồn lãnh
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Dải tab ba bước | Nguồn lãnh, Chọn vật tư, SL & thông tin; bước đang làm được tô đậm. |
| 2 | Thẻ Lãnh từ LSX | Vật tư khoanh theo đúng định mức BOM của Job. Là lựa chọn mặc định. |
| 3 | Thẻ Lãnh thủ công | Chọn tự do trong mọi vật tư nguyên liệu tại kho. Không cần Job. |
| 4 | Job cần lãnh vật tư | Ô Tìm Job theo mã, PO… (chỉ khi chọn Lãnh từ LSX). |
| 5 | Bảng Job | Cột: Hình ảnh, Mã Job, PO, Khách hàng, Số lượng, Trạng thái, Hạn giao. Bấm ô tròn ở đầu dòng để chọn. |
| 6 | Tiếp theo: Chọn vật tư | Sang bước hai; chỉ bật khi đã chọn Job (hoặc chọn lãnh thủ công). |
- Chọn thẻ nguồn lãnh.
- Với Lãnh từ LSX, tìm và chọn Job cần lãnh vật tư. Danh sách chỉ có Job đang chạy. Lệnh sản xuất của Job tự gán vào phiếu.
- Bấm Tiếp theo: Chọn vật tư.
Đổi nguồn hoặc đổi Job sẽ xoá vật tư đã chọn
Danh sách vật tư đã tích ở bước ② bị xoá sạch khi bạn đổi nguồn lãnh hoặc đổi Job.
Bước 2: Chọn vật tư
- Gõ vào ô Tìm kiếm (mã hoặc tên vật tư) nếu cần.
- Tích các vật tư muốn lãnh. Dòng "Đã lãnh đủ" hoặc có "Có thể lãnh" nhỏ hơn hoặc bằng 0 không tích được.
- Bấm Tiếp theo: SL & thông tin.
Chỉ vật tư loại nguyên liệu (DIRECT) được lãnh. Chip Đã đủ BOM: x/y vật tư (chỉ khi lãnh theo LSX) và Đã chọn n vật tư cho biết tiến độ chọn.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| SL BOM | Định mức BOM của Job cho vật tư này (trống nếu lãnh thủ công). |
| Đã lãnh | Tổng số đã lãnh (phiếu Đã xuất) cho Job này. |
| Tồn thực tế | Tồn thực tế tại Kho nguyên vật liệu. |
| Đã giữ | Số đang giữ ở các phiếu lãnh khác đã Đã duyệt, chưa xuất. |
| Có thể lãnh | Tồn thực tế − Đã giữ. Đây là số lãnh tối đa. |
| Khả dụng | Tồn trừ nhu cầu BOM còn thiếu của mọi Job. Chỉ tham khảo, có thể âm. |
| SL gợi ý | Phần BOM còn thiếu, không vượt số có thể lãnh. |
Bước 3: Số lượng và thông tin phiếu
- Chọn Ngày lãnh (bắt buộc).
- Chọn Bộ phận nếu cần.
- Với Lãnh thủ công, nhập Lý do lãnh (tối đa 500 ký tự).
- Nhập SL lãnh cho từng dòng. Bấm số ở cột Có thể lãnh để điền nhanh.
- Nhập Ghi chú của phiếu hoặc của dòng nếu cần.
- Bấm Tạo phiếu lãnh.
Hệ thống hiện "Đã tạo phiếu lãnh vật tư" rồi quay về danh sách (không mở chi tiết). Phiếu ở trạng thái Nháp, chưa giữ chỗ và chưa động đến tồn kho.
| Trường | Bắt buộc | Ràng buộc | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Ngày lãnh | Có | Ngày | |
| Bộ phận | Chọn từ danh sách | ||
| Lý do lãnh | Tối đa 500 ký tự | Chỉ hiện khi Lãnh thủ công. | |
| Ghi chú | Tối đa 1000 ký tự | Hiện trên phiếu. | |
| SL lãnh (mỗi dòng) | Có | Lớn hơn 0; không vượt Có thể lãnh; có Job thì không vượt SL BOM còn lại | Mặc định bằng số gợi ý. |
| Ghi chú (mỗi dòng) | Tối đa 500 ký tự |
Phiếu cần ít nhất một dòng vật tư. Dòng nhập quá số cho phép hiện cảnh báo "Vượt SL có thể lãnh (n)" hoặc "Vượt SL BOM còn lại (n)".
3. Mở chi tiết và sửa số lượng
Ở danh sách, bấm mã phiếu hoặc Xem chi tiết.
| # | Thành phần | Cách dùng |
|---|---|---|
| 1 | Nút Quay lại | Về danh sách. |
| 2 | Mã phiếu và nhãn trạng thái | Cho biết phiếu đang ở bước nào. |
| 3 | Lưới thông tin | Loại lãnh, Job sản xuất, Người tạo, Đơn hàng (PO), Bộ phận, Ghi chú, Mã LSX, Ngày lãnh. Mã Job, PO và LSX là link. |
| 4 | Hàng nút thao tác | Phiếu Đã duyệt có Phiếu xuất kho (mở phiếu xuất kho đã sinh) và In. Phiếu ở trạng thái khác có nút khác (xem bảng ở phần Tra cứu). |
| 5 | Bảng Danh sách vật tư lãnh | Cột SL BOM, Đã lãnh, Tồn thực tế, Đã giữ, Có thể lãnh, Khả dụng, SL lãnh, Ghi chú; chân bảng ghi Tổng SL lãnh. Khả dụng âm hiện chữ đỏ. |
| 6 | Khối Nhật ký phiếu (cột phải) | Tạo lúc, Gửi duyệt lúc, Duyệt lúc, Từ chối lúc, Phiếu xuất kho (link), Cập nhật lần cuối. |
Các số tồn, giữ chỗ và BOM trên bảng là số tính tại thời điểm xem, không lưu theo phiếu.
Sửa số lượng
Khi phiếu ở Nháp hoặc Từ chối và bạn có quyền sửa:
- Bấm vào ô SL lãnh của dòng (hoặc bấm số ở cột Có thể lãnh để điền nhanh).
- Nhập số mới.
- Nhấn Enter hoặc rời khỏi ô. Hệ thống hiện "Đã cập nhật số lượng lãnh của {mã vật tư}".
Chỉ sửa được số lượng. Không thêm hoặc bớt dòng, không sửa ghi chú dòng. Sửa phiếu Từ chối thì phiếu tự về Nháp.
4. Gửi duyệt
- Ở phiếu Nháp (hoặc Từ chối), bấm Gửi duyệt (hoặc Gửi duyệt lại).
- Đọc hộp thoại Gửi duyệt phiếu lãnh vật tư này?: phiếu chuyển sang Chờ duyệt và không sửa được cho tới khi có quyết định.
- Bấm Gửi duyệt.
5. Duyệt hoặc từ chối
Dành cho người có quyền duyệt. Phiếu phải ở Chờ duyệt.
Duyệt
- Bấm Duyệt.
- Bấm Duyệt ở hộp thoại Duyệt phiếu lãnh vật tư này?.
Phiếu chuyển sang Đã duyệt, giữ chỗ số lượng vật tư (cột Đã giữ của các phiếu khác tăng lên) và tự sinh một phiếu xuất kho Nháp cho kho. Chưa trừ tồn kho. Lúc này hệ thống kiểm lại tồn và BOM lần cuối.
Từ chối
- Bấm Từ chối.
- Nhập Lý do từ chối (bắt buộc, tối đa 1000 ký tự).
- Bấm Từ chối.
Phiếu chuyển sang Từ chối và hiện khung thông báo kèm lý do, người và giờ từ chối. Người lập có thể sửa số lượng rồi Gửi duyệt lại.
Chữ trong hộp thoại Từ chối chưa đúng
Hộp thoại ghi "Phiếu sẽ bị hủy và đóng lại", nhưng thực tế phiếu chuyển sang Từ chối và vẫn gửi duyệt lại được. Hãy làm theo hành vi thực tế.
6. Chuyển sang Đã xuất
Bạn không làm bước này ở màn phiếu lãnh.
- Kho mở Xuất kho và vào phiếu xuất kho sinh ra (bấm link Phiếu xuất kho ở nhật ký phiếu lãnh).
- Kho bấm Xuất kho.
Tồn kho bị trừ và phiếu lãnh chuyển sang Đã xuất. Nếu kho Hủy phiếu xuất kho nháp, phiếu lãnh chuyển sang Đã hủy.
Chưa có nút Hủy phiếu lãnh
Màn này không có nút hủy phiếu lãnh. Với phiếu Đã duyệt, cách hủy duy nhất là hủy phiếu xuất kho Nháp đi kèm. Phiếu Nháp thì dùng Xoá phiếu.
7. Xoá phiếu nháp
- Bấm Xoá phiếu (ở danh sách hoặc đầu trang chi tiết).
- Đọc hộp thoại Xoá phiếu lãnh vật tư, rồi bấm Xoá phiếu.
Chỉ xoá được phiếu Nháp. Phiếu bị xoá hẳn và không hoàn tác được.
Tra cứu
Ai dùng được
| Việc | Quyền cần |
|---|---|
| Xem danh sách, chi tiết, chọn vật tư | inventory-requisitions:read |
| + Lãnh từ LSX, + Lãnh khác, màn tạo | inventory-requisitions:create |
| Gửi duyệt, Gửi duyệt lại, sửa SL lãnh | inventory-requisitions:update |
| Duyệt, Từ chối | inventory-requisitions:approve |
| Xoá phiếu | inventory-requisitions:delete |
Ai được cấp những quyền này xem tại Phân quyền.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Giữ chỗ vật tư |
|---|---|---|
| Nháp | Phiếu đang soạn, chưa gửi duyệt. | |
| Chờ duyệt | Phiếu chờ người có thẩm quyền duyệt. | |
| Đã duyệt | Đã duyệt, đã tự sinh phiếu xuất kho, chờ kho xác nhận xuất. | Có |
| Đã xuất | Đã xuất kho, tồn kho đã trừ. | |
| Từ chối | Bị từ chối, có thể gửi duyệt lại. | |
| Đã hủy | Đã hủy trước khi xuất. |
Nút theo trạng thái
| Nút | Hiện khi |
|---|---|
| Xoá phiếu | Nháp |
| Gửi duyệt / Gửi duyệt lại | Nháp / Từ chối |
| Từ chối, Duyệt | Chờ duyệt |
| Phiếu xuất kho (liên kết) | Đã duyệt và đã có phiếu xuất kho |
| In | Luôn mờ, chưa có chức năng |
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Vui lòng chọn Job cần lãnh vật tư" | Lãnh theo LSX mà chưa chọn Job | Chọn Job ở bước ①. |
| "Có vật tư bị chọn trùng lặp trong phiếu." | Một vật tư xuất hiện hai dòng | Giữ một dòng. |
| "Chỉ được lãnh vật tư nguyên liệu (DIRECT)." | Chọn vật tư không phải nguyên liệu | Chọn nguyên liệu. |
| "Có vật tư không nằm trong định mức BOM của Job." | Lãnh theo LSX nhưng vật tư ngoài BOM | Dùng Lãnh thủ công hoặc sửa BOM. |
| "Có dòng có SL lãnh vượt SL có thể lãnh." | Lãnh quá tồn đã trừ phần giữ chỗ | Giảm số lượng. |
| "Có dòng có SL lãnh vượt SL BOM còn lại." | Vượt BOM trừ đã lãnh | Giảm số lượng. |
| "Có dòng vật tư vượt quá số lượng có thể lãnh — kiểm tra lại tồn kho." | Lúc Duyệt, tồn đã đổi | Sửa lại số lượng, gửi duyệt lại. |
| "Phiếu đã đổi trạng thái. Vui lòng tải lại trang." | Người khác đã xử lý phiếu | Tải lại trang. |
| "Chỉ có thể xoá phiếu lãnh vật tư ở trạng thái Nháp." | Xoá phiếu không phải Nháp | Không xoá được. |
| "Số lượng lãnh phải lớn hơn 0." | Nhập 0 hoặc âm khi sửa tại chỗ | Nhập số dương. |
Lưu ý cho người quản trị
- Lúc tạo/sửa chỉ là cảnh báo sớm: nhiều phiếu nháp vẫn có thể cùng vượt tồn. Việc chốt diễn ra lúc Duyệt.
- Ô Tìm kiếm ghi "Tìm theo mã phiếu, PO, Job, lý do...", nhưng thực tế không tìm theo số PO của khách (cột PO / Lý do hiển thị số PO khách). Hệ thống tìm theo mã phiếu, lý do, mã đơn hàng và mã Job.
- Breadcrumb ghi "Quản lý sản xuất > Lãnh vật tư", không phải "Phiếu lãnh vật tư".
- Khi sửa SL lãnh tại chỗ vượt giới hạn, bạn có thể thấy thông báo chung thay vì thông báo cụ thể. Một số lỗi khi Duyệt (phiếu không có dòng, Job chưa xác nhận kế hoạch, vật tư ngoài BOM) cũng chỉ hiện thông báo chung.
- Xuất kho phiếu xuất sinh ra có thể bị chặn khi vật tư còn IQC chưa xử lý; xem Kiểm tra đầu vào (IQC).
- Nút In và In phiếu chưa có chức năng.